اطلاعات در Excel

اطلاعات در محیط Excel میتوانند اعداد ، حروف ، تاریخ ، زمان و یادداشت باشند كه در زیر به شرح  آنها می پردازیم :
(  با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات میباشد. )

1- اطلاعات عددی

الف- کار کردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را یکسان فرض میکند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش میتوان وارد نمود :

1- با استفاده از کلید های عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از کلید های موجود در سمت راست صفحه کلید در مد Num Lock. ( در صورتی که اعداد این قسمت کار میکنند که کلید Num Lock روشن باشد .)

علاوه بر ارقام 0 تا 9 میتوان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود.

نکته: Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند.

نکته: هنگامی که از علائم دلار ، درصد یا کاما استفاده میشود، Excel قالب بندی اعداد را تغییر میدهد.

ب- برخورد Excel با اعداد :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغییری در سلول داده نمیشود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ میدهد :
الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده میشوند.
ب- عدد گرد میشود.

ج- سلول با یکسری از علائم # پر میشود. این حالت زمانی اتفاق میافتد كه فرمت سلول General نباشد.
در آینده با این حالت بیشتر آشنا میشویم.


2- اطلاعات متنی :

میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ كنیم.
توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( '6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاریخ :

اگر در سلول Excel یك تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد كنیم به طور اتوماتیك قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده میشود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

میتوانیم در سلول Excel یك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنیم كه قالب سلول به طور اتوماتیك زمان میشود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت :

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند كه بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح میدهند.
در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا میشویم.